Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


Az ellenőrzés szerepe, helye a vezetésben, a belső ellenőrzés rendszere

2007.09.30

Az ellenőrzés szerepe, helye a vezetésben

A gazdálkodó szervezetek vezetése a meglévő, illetve az elérhető erőforrások, a külső feltételek, környezet figyelembe vételével folyamatosan különböző szervezeti célokat tűznek ki maguk elé. A szervezetek úgy alakítják ki és működtetik belső folyamataikat, hogy azok mind a kitűzött célok szolgálatában álljanak. A gazdálkodó szervezeten belül a vállalkozási célkitűzések elérése érdekében működő belső ellenőrzési rendszert alakítanak ki.

A belső ellenőrzési rendszer fő jellemzője, hogy annak megvalósításában a szervezet minden tagja részt vesz - ideértve a folyamatok megvalósításához igénybe vett eszközöket is. A belső ellenőrzési rendszer megfelelő működése ugyanakkor megkívánja azt is, hogy a mindennapi tevékenység részeként érvényesülő ellenőrzéseket egy független értékelő folyamattal - a függetlenített belső ellenőrzés munkájával - egészítsék ki.

Az előbbiek alapján a belső ellenőzés tartalma a következőkben adható meg: olyan eljárások összessége, melyet a szervezet vezetése, alkalmazottai és függetlenített belső ellenőrzése együttesen hajt végre, és amely ésszerű bizonyosságot nyújt arra nézve, hogy a kitűzött szervezeti célokat elérik.

Fontos hangsúlyozni azonban, hogy a belső ellenőrzési rendszerek kialakítása minden esetben a vezetés feladata és a működtetéshez szükséges erőforrások biztosításáért is ugyancsak a vezetés a felelős.

A belső ellenőrzési rendszerek működése leginkább a

  • vezetők ellenőrző tevékenysége,
  • a tevékenységek részeként a folyamatokba épített ellenőrzés, valamint
  • a függetlenített belső ellenőrzés

formájában mutatkozik meg, ezeket nevezzük a belső ellenőrzési rendszer fő elemeinek.

Ezek az elemek egymással szoros kapcsolatban állnak, feladataikat egymás tapasztalataira építva párhuzamosan, ugyanakkor egymást kiegészítve működnek. Fontos megjegyezni azt is, hogy a rendszer három alrendszere között jellemzően nehéz határvonalat húzni, gyakran egy-egy ellenőrző tevékenység egyidejűleg két helyre is besorolható.

A belső ellenőrzési rendszer elemeinek konkrét feladait, hatókörét minden esetben a belső szabályozásban kell előírni. A rendszer elemei - sajátosságaiknak megfelelően és ebből adódóan eltérő súllyal - egyaránt végeznek szabályszerűségi, teljesítmény, illetve egyéb jellegű ellenőrzéseket.

Az ellenőrzések különböző szempontok szerinti csoportosítása

  • Vele szemben támasztott követelmények szerint:
  1. hatósági: konkrét utasítások, jogszabályok betartását vizsgálja
  2. gazdasági: vállalkozás tevékenységének színvonalát ítéli meg, hatósági elemek is beépülhetnek
  • Módszerét tekintve:
  1. folyamatos adatokon alapuló (megbízható adat)
  2. beszámoltatá: írásban, szóba
  3. vezetők helyszíni ellenőrzése
  4. találkozó ellenőrzés (okmány ütköztetés)
  5. összefüggésekre alapozott ellenőrzés: eltűnt iratok esetén a helyszíni okmányok alapján történő rekonstrukció
  • Terjedelmét tekintve:
  1. célvizsgála: egy konkrét feladat egy egységnél
  2. témavizsgálat: egy feladat több egységnél
  3. általános, átfogó ellenőrzés (komplex, mindenhol)
  • A vizsgálatba bevont adatok, okmányok köre alapján:
  1. teljes körű: bűncselekmény esetén
  2. szúrópróba szerű: részidőszakok ellenőrzése
  • Időtényezővel összefüggésben:
  1. előzetes: döntés, rendelkezés kiadás előtt várható hatások felmérése
  2. egyidejű: végrehajtással párhuzamos
  3. utólagos: okmányok hitelességét vizsgálja
  • Végrehajtásának módja szerint:
  1. alaki vagy formai
  2. számszaki
  3. érdemi (az okmány a valóságot tükrözi-e)
  • Kinek a megbízásából:
  1. belső ellenrőzés (munkaviszony)
  2. külső ellenőrzés
  • Végezhető az ellenőrzés:
  1. hivatali tevékenységként
  2. társadalmi tevékenységként
  3. tulajdonosként

A belső ellenőrzés rendszere

A belső ellenőri tevékenység szisztematikusan, jellemzően előre meghatározott tervek, illetve módszertan szerint történik. Az ellenőrzéseket kockázatalapú megközetítés jellemzi.

Az ellenőri munka fontos követelménye az elvégzett lépések módszeres dokumentálása, amely a minőségbiztosítás fontos előfeltétele. Az ellenőrzésekkel összefüggésben keletkezett iratok megőrzéséről, a nyilvántartások kialakításáért és vezetésért a belső ellenőrzési vezető felelős.

A belső ellenőrzési tevékenységről a belső ellenőrzési vezető rendzseres jelleggel köteles beszámolni. A rendszeres - jellemzően éves gyakorisággal történő - beszámolás általában a következő területekre terjed ki:

  • az ellenőrzési tervek megvalósulása, a tervtől való eltérések okainak bemutatása,
  • a függetlenített belső ellenőrzés személyi és tárgyi feltételei,
  • az ellenőrzések során tett fontosabb megállapítások és javaslatok,
  • az ellenőrzési tevékenység fejlesztési javaslatai.
 

Hozzászólások

Hozzászólás megtekintése

Hozzászólások megtekintése

Nincs új bejegyzés.